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Module Gestion de Véhicules

Vue d'ensemble

Le module Gestion de Véhicules (aussi appelé Vehicles Management) permet aux structures de gérer une flotte de véhicules partagés mis à disposition des bénéficiaires. Il s'agit d'un service d'autopartage solidaire géré directement par la structure d'accompagnement.

Concept et cas d'usage

Qu'est-ce que l'autopartage solidaire ?

L'autopartage solidaire consiste à mettre à disposition des véhicules à un public en fragilité sociale, pour des usages ponctuels ou réguliers, à des tarifs accessibles ou symboliques. Contrairement aux services d'autopartage classiques, ce dispositif s'inscrit dans une démarche d'accompagnement social.

Types de véhicules (exemples)

Les types de véhicules sont entièrement paramétrables selon les besoins de la structure. Voici quelques exemples courants :

• Voitures citadines et berlines
• Véhicules utilitaires légers (pour déménagement, courses, etc.)
• Véhicules adaptés (handicap, familles nombreuses)
• Deux-roues motorisés (scooters, motos)
• Vélos à assistance électrique (VAE)

Cas d'usage typiques

• Entretiens d'embauche : réservation ponctuelle pour se présenter à un entretien
• Démarches administratives : accès à des services publics éloignés
• Formations professionnelles : déplacements réguliers vers un centre de formation
• Courses : accès à des commerces ou services médicaux
• Déménagement : location d'un utilitaire pour un petit déménagement

Fonctionnalités principales

1. Gestion du parc de véhicules

Fiche véhicule

Chaque véhicule dispose d'une fiche complète avec :

• Identification :
  • Nom/modèle du véhicule
  • Type de véhicule (paramétrable dans la configuration)
  • Immatriculation
  • Photo du véhicule
• Caractéristiques techniques :
  • Marque et modèle
  • Année de mise en circulation
  • Type de carburant ou énergie
  • Boîte automatique ou manuelle
  • Équipements spécifiques
• Localisation :
  • Adresse du parking habituel
• Disponibilité :
  • Périodes d'indisponibilité (maintenance, réparations)

Liste des véhicules

• Vue d'ensemble de tous les véhicules de la flotte
• Filtres par type, disponibilité
• Statut en temps réel (disponible, réservé, en maintenance)
• Actions :
  • Ajouter un nouveau véhicule
  • Modifier les informations d'un véhicule
  • Retirer un véhicule de la flotte
  • Voir les réservations d'un véhicule

2. Recherche et réservation de véhicules

Interface de recherche

Les bénéficiaires (via leur référent) peuvent rechercher un véhicule selon :

• Date et horaires : période de réservation souhaitée
• Type de véhicule : selon le besoin et les types configurés
• Boîte automatique : filtre si besoin d'une boîte automatique
• Bénéficiaire : personne qui réservera le véhicule

Processus de réservation

1. Sélection d'un véhicule disponible
2. Choix du bénéficiaire
3. Choix de la période de réservation (date/heure début et fin)
4. Vérification des documents obligatoires du bénéficiaire :
   • Permis de conduire valide (pour les véhicules motorisés)
   • Autres documents selon configuration
5. Confirmation de la réservation

Note : Le système de tarification et de paiement via portefeuille mobilité est prévu mais non encore implémenté dans cette version.

3. Gestion des réservations

Vue d'ensemble des réservations

Deux espaces de gestion :

• Réservations en cours et à venir : planification et suivi
• Historique des réservations : archivage et statistiques

Fiche de réservation

Pour chaque réservation :

• Informations générales :
  • Bénéficiaire
  • Véhicule réservé
  • Organisation (groupe)
  • Dates et horaires (début et fin)
• Statut :
  • En attente de validation
  • Confirmée
  • En cours (véhicule actuellement utilisé)
  • Terminée
  • Annulée
• Documents associés :
  • Documents liés à la réservation (contrats, états des lieux, etc.)

Gestion des documents obligatoires

Le système vérifie automatiquement que le bénéficiaire dispose des documents requis :

• Permis de conduire valide pour la catégorie du véhicule
• Autres justificatifs selon la configuration

Si des documents manquent ou sont périmés, la réservation est bloquée.

Modification et annulation

• Modification : changement de dates/horaires si le véhicule est disponible
• Annulation : annulation par le référent ou le bénéficiaire

4. Gestion des véhicules alternatifs

En cas d'indisponibilité d'un véhicule réservé (panne, accident, maintenance), le référent peut proposer des véhicules alternatifs de type similaire et disponibles sur la même période.

5. Filtres sur les réservations

Les réservations peuvent être filtrées selon plusieurs critères :

• Véhicule : voir toutes les réservations d'un véhicule spécifique
• Période : date de début et date de fin
• Statut : en cours, terminées, annulées
• Groupe/Organisation : filtrer par structure

6. Export et statistiques

• Export Excel des réservations avec filtres
• Statistiques d'utilisation par véhicule
• Statistiques d'utilisation par bénéficiaire

Note : Les indicateurs de qualité avancés (taux de satisfaction, analyse des dommages, etc.) sont prévus mais non encore implémentés (TODO).

Configuration du module

Types de véhicules (exemple)

Les types de véhicules sont entièrement paramétrables. Voici un exemple de configuration :

modules:
  vehicles_management:
    vehicle_types:
      - citadine
      - berline
      - utilitaire
      - deux_roues
      - vae

Documents obligatoires (exemple)

Configuration des types de documents requis pour réserver un véhicule :

modules:
  vehicles_management:
    mandatory_documents:
      - driving_license
      - id_card
      - address_proof

Les documents sont gérés au niveau des bénéficiaires dans le module Bénéficiaires.

Cas d'usage détaillés

Scénario 1 : Entretien d'embauche

1. Un bénéficiaire a un entretien d'embauche dans une zone mal desservie
2. Le référent recherche un véhicule disponible pour la matinée
3. Vérification que le bénéficiaire dispose d'un permis valide dans ses documents
4. Réservation d'une citadine pour 3 heures
5. Le bénéficiaire récupère le véhicule et se rend à son entretien
6. Restitution du véhicule

Scénario 2 : Formation professionnelle récurrente

1. Un bénéficiaire suit une formation 2 jours par semaine pendant 3 mois
2. Le référent crée des réservations pour tous les mardis et jeudis de la période
3. Le bénéficiaire utilise le même véhicule chaque semaine
4. Suivi de l'utilisation et bilan en fin de formation

Scénario 3 : Déménagement

1. Un bénéficiaire doit déménager dans un nouveau logement
2. Le référent réserve un utilitaire pour un samedi complet
3. Vérification du permis et des documents
4. Le bénéficiaire effectue son déménagement avec l'aide de proches
5. Restitution et vérification de l'état du véhicule

Scénario 4 : Indisponibilité imprévue

1. Une réservation est confirmée pour le lendemain
2. Le véhicule tombe en panne la veille
3. Le référent identifie un véhicule alternatif similaire et disponible
4. Le référent contacte le bénéficiaire et lui propose le véhicule alternatif
5. Modification de la réservation
6. Planification de la maintenance du véhicule en panne

Bonnes pratiques

Gestion de la flotte

• Planifier les maintenances préventives (révisions, contrôles techniques)
• Tenir un carnet d'entretien à jour pour chaque véhicule
• Renouveler les véhicules vieillissants ou peu fiables
• Adapter la flotte aux besoins réels (types de véhicules les plus demandés)

Gestion des réservations

• Vérifier systématiquement les documents obligatoires avant validation
• Réaliser des états des lieux détaillés au départ et au retour
• Former les bénéficiaires à l'utilisation des véhicules
• Prévoir des créneaux de nettoyage entre deux réservations

Gestion des dommages

• Documenter précisément les dommages avec photos
• Définir une politique claire de gestion des dommages
• Accompagner les bénéficiaires en cas de sinistre

Assurance et responsabilité

• Souscrire une assurance flotte adaptée
• Vérifier la couverture en cas de conducteur occasionnel
• Former les bénéficiaires aux règles d'usage
• Établir un contrat de location clair avec responsabilités définies

Indicateurs de suivi

Indicateurs d'activité

• Nombre de réservations par mois
• Taux d'occupation de la flotte (% du temps réservé)
• Durée moyenne des réservations
• Nombre de bénéficiaires utilisateurs
• Taux de fidélisation (bénéficiaires ayant réservé plusieurs fois)

Indicateurs opérationnels

• Nombre de véhicules dans la flotte
• Nombre de véhicules disponibles vs en maintenance
• Taux d'annulation des réservations
• Répartition des réservations par type de véhicule

Indicateurs sociaux

• Nombre de bénéficiaires ayant accédé à un emploi grâce au véhicule
• Types d'usage principaux (emploi, formation, santé, démarches, etc.)
• Profil des utilisateurs (âge, situation)

Note (TODO) : Les indicateurs de qualité suivants sont prévus mais non encore implémentés :

• Taux de dommages constatés
• Délai moyen de maintenance
• Taux de satisfaction des bénéficiaires
• Nombre de pannes ou incidents
• Coûts d'exploitation et rentabilité

Intégration avec les autres modules

Le module Gestion de Véhicules s'intègre avec :

Module Bénéficiaires

• Accès direct à la recherche de véhicules depuis la fiche bénéficiaire
• Historique des réservations dans l'onglet Véhicules de la fiche bénéficiaire
• Gestion des documents obligatoires (permis) dans la fiche bénéficiaire

Recherche d'itinéraires

• Les véhicules disponibles apparaissent dans les résultats de recherche
• Proposition de solution "véhicule en autopartage" lors d'une recherche

Comparaison avec d'autres solutions de mobilité

Critère	Autopartage solidaire	Transport solidaire	Covoiturage solidaire
Autonomie	Totale	Accompagné	Partagé
Flexibilité	Maximale	Limitée	Moyenne
Prérequis	Permis de conduire	Aucun	Aucun
Usage	Ponctuel ou régulier	Ponctuel	Régulier

L'autopartage solidaire complète parfaitement les autres solutions de mobilité en offrant de l'autonomie aux bénéficiaires détenteurs du permis de conduire.