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Module Bénéficiaires

Vue d'ensemble

Le module Bénéficiaires constitue le cœur de PARCOURSMOB. Il permet de gérer le fichier des personnes accompagnées par la structure, avec leurs besoins de mobilité, leur historique de déplacements et les services mobilité dont ils bénéficient.

Concept et cas d'usage

Qu'est-ce qu'un bénéficiaire ?

Un bénéficiaire est une personne en situation de fragilité sociale, accompagnée par la structure (CCAS, centre social, association), qui a des besoins de mobilité pour accéder à l'emploi, la formation, la santé ou les démarches administratives.

Rôle central dans PARCOURSMOB

Le bénéficiaire est au centre de tous les services :

• Il peut être transporté en transport solidaire
• Il peut être covoituré en covoiturage solidaire
• Il peut réserver des véhicules partagés
• Il peut s'inscrire à des événements
• Il peut effectuer des recherches d'itinéraires multimodaux

Fonctionnalités principales

1. Gestion de la fiche bénéficiaire

Informations personnelles

• Nom, prénom
• Email, téléphone
• Date de naissance
• Genre
• Adresse postale
• Photo (optionnel)

Informations d'accompagnement

• Numéro de dossier : identifiant interne de la structure
• Référent social : professionnel qui accompagne le bénéficiaire
• Organisation(s) : structure(s) d'appartenance
• Champs personnalisables : configurés selon les besoins de la structure
  • Situation familiale
  • Situation professionnelle
  • Problématiques de mobilité
  • Objectifs d'accompagnement
  • Notes libres

Portefeuille mobilité

Chaque bénéficiaire dispose d'un portefeuille virtuel :

• Solde disponible pour payer les services de mobilité
• Historique des crédits et débits
• Gestion des recharges par les référents
• Utilisation pour réserver des véhicules, payer des trajets, etc.

2. Liste des bénéficiaires

Vue d'ensemble

• Liste complète de tous les bénéficiaires de la structure
• Affichage des informations principales (nom, email, téléphone)
• Recherche rapide par nom, prénom ou email
• Tri par ordre alphabétique ou date de création

Filtres disponibles

• Bénéficiaires archivés : afficher les bénéficiaires inactifs
• Recherche textuelle : recherche dans les noms, prénoms, emails
• Export Excel : export de la liste avec tous les champs

Actions disponibles

• Créer un nouveau bénéficiaire
• Accéder à la fiche détaillée d'un bénéficiaire
• Modifier les informations d'un bénéficiaire
• Archiver un bénéficiaire (départ de l'accompagnement)

3. Fiche détaillée du bénéficiaire

La fiche bénéficiaire est organisée en plusieurs onglets :

Onglet Informations générales

• Toutes les informations personnelles
• Organisations d'appartenance
• Champs personnalisés configurés
• Actions :
  • Modifier les informations
  • Archiver le bénéficiaire
  • Recharger le portefeuille mobilité

Onglet Transport Solidaire

Si le module est activé :

• Statistiques :
  • Nombre de trajets effectués
  • Distance totale parcourue
  • Montant total payé
• Réservations en cours : liste des prochains trajets
• Historique des réservations : tous les trajets passés
• Accès direct à la création d'une nouvelle réservation

Onglet Covoiturage Solidaire

Si le module est activé :

• Statistiques :
  • Nombre de covoiturages
  • Distance totale en covoiturage
  • Montant total payé
• Covoiturages en cours : liste des covoiturages actifs
• Historique : tous les covoiturages passés
• Accès direct à la création d'un nouveau covoiturage

Onglet Véhicules

Si le module est activé :

• Réservations en cours : véhicules actuellement réservés
• Historique : toutes les réservations de véhicules passées
• Documents : permis de conduire, justificatifs
• Accès direct à la recherche de véhicules disponibles

Onglet Événements

Si le module est activé :

• Événements à venir : inscriptions aux prochains événements
• Historique : événements passés auxquels le bénéficiaire a participé
• Possibilité d'inscrire le bénéficiaire à de nouveaux événements

Onglet Documents

• Gestion des documents associés au bénéficiaire :
  • Pièce d'identité
  • Justificatif de domicile
  • Permis de conduire
  • Justificatifs de ressources
  • Documents personnalisés selon la configuration
• Upload de nouveaux documents
• Visualisation et téléchargement des documents existants

Onglet Portefeuille

• Solde actuel : montant disponible
• Historique des transactions :
  • Crédits (recharges)
  • Débits (paiements de services)
  • Date et motif de chaque transaction
• Rechargement : bouton pour créditer le portefeuille

4. Création d'un bénéficiaire

Processus de création :

1. Clic sur "Créer un bénéficiaire"
2. Formulaire avec :
   • Informations obligatoires : nom, prénom, email
   • Informations optionnelles : téléphone, date de naissance, adresse, etc.
   • Champs personnalisés configurés
3. Validation et création
4. Le bénéficiaire est ajouté à la liste et reçoit un email de bienvenue (optionnel)

5. Export Excel des bénéficiaires

L'export génère un fichier Excel contenant :

• Toutes les informations personnelles
• Tous les champs personnalisés configurés
• Organisation(s) d'appartenance
• Statut (actif/archivé)
• Solde du portefeuille mobilité
• Statistiques d'utilisation des services

6. Archivage des bénéficiaires

Quand un bénéficiaire n'est plus accompagné par la structure :

• Archivage plutôt que suppression (conservation de l'historique)
• Les bénéficiaires archivés ne sont plus visibles par défaut
• Possibilité de réactiver un bénéficiaire archivé
• Historique conservé pour les statistiques

Configuration du module

Champs personnalisables

modules:
  beneficiaries:
    profile_optional_fields:
      - name: situation_familiale
        label: Situation familiale
        type: select
        options:
          - value: seul
            label: Seul(e)
          - value: couple
            label: En couple
          - value: famille
            label: Famille
      - name: situation_professionnelle
        label: Situation professionnelle
        type: select
        options:
          - value: sans_emploi
            label: Sans emploi
          - value: emploi
            label: En emploi
          - value: formation
            label: En formation
          - value: recherche
            label: En recherche d'emploi
      - name: problematiques_mobilite
        label: Problématiques de mobilité
        type: multicheckbox
        options:
          - value: pas_permis
            label: Pas de permis de conduire
          - value: pas_vehicule
            label: Pas de véhicule personnel
          - value: acces_tc
            label: Difficulté d'accès aux transports en commun
          - value: handicap
            label: Situation de handicap
      - name: objectifs
        label: Objectifs d'accompagnement
        type: textarea

Types de documents

Configuration des types de documents associables aux bénéficiaires :

modules:
  beneficiaries:
    file_types:
      - type: id_card
        label: Pièce d'identité
        required: true
      - type: address_proof
        label: Justificatif de domicile
        required: true
      - type: driving_license
        label: Permis de conduire
        required: false
      - type: income_proof
        label: Justificatif de ressources
        required: false

Cas d'usage détaillés

Scénario 1 : Nouvel accompagnement

1. Un nouveau bénéficiaire se présente au centre social
2. Le référent crée sa fiche dans PARCOURSMOB avec les informations collectées
3. Upload des documents nécessaires (pièce d'identité, justificatif de domicile)
4. Évaluation des besoins de mobilité via les champs personnalisés
5. Rechargement initial du portefeuille mobilité si nécessaire

Scénario 2 : Suivi d'un accompagnement mobilité

1. Un bénéficiaire a besoin d'un trajet pour un entretien d'embauche
2. Le référent consulte sa fiche bénéficiaire
3. Vérification du solde du portefeuille
4. Création d'une réservation en transport solidaire depuis l'onglet dédié
5. Le coût du trajet est débité automatiquement du portefeuille

Scénario 3 : Bilan d'activité

1. Le référent souhaite faire un bilan avec le bénéficiaire
2. Consultation de la fiche détaillée
3. Revue des statistiques dans chaque onglet :
   • Nombre de trajets effectués
   • Événements auxquels il a participé
   • Réservations de véhicules
4. Identification des progrès et des besoins restants

Scénario 4 : Reporting et statistiques

1. La structure doit produire un rapport d'activité
2. Export Excel de tous les bénéficiaires (actifs et archivés)
3. Analyse des données :
   • Profil type des bénéficiaires (âge, situation, problématiques)
   • Taux d'utilisation des différents services
   • Évolution du nombre de bénéficiaires sur l'année

Bonnes pratiques

Création de fiches

• Renseigner un maximum d'informations dès la création
• Vérifier la validité de l'email (pour les notifications)
• Associer immédiatement le référent social
• Upload rapide des documents essentiels

Mise à jour des informations

• Actualiser régulièrement les informations (changement d'adresse, de téléphone, etc.)
• Mettre à jour les objectifs d'accompagnement
• Renouveler les documents périmés (permis de conduire, etc.)

Gestion du portefeuille

• Définir une politique claire de rechargement
• Suivre régulièrement les soldes pour anticiper les besoins
• Documenter les motifs de rechargement

Confidentialité et RGPD

• Limiter l'accès aux fiches aux seuls référents autorisés
• Archiver les bénéficiaires en fin d'accompagnement
• Prévoir une politique de purge des données après un certain délai
• Respecter les droits d'accès et de rectification des bénéficiaires

Organisation des documents

• Définir une nomenclature claire des types de documents
• Vérifier la validité des documents régulièrement
• Alerter sur les documents manquants ou périmés

Indicateurs de suivi

Indicateurs recommandés à suivre au niveau des bénéficiaires :

Indicateurs quantitatifs

• Nombre total de bénéficiaires actifs
• Nombre de nouveaux bénéficiaires sur la période
• Nombre de bénéficiaires archivés
• Répartition par tranche d'âge
• Répartition par zone géographique

Indicateurs d'activité

• Taux d'utilisation des services (% de bénéficiaires ayant utilisé au moins un service)
• Nombre moyen de trajets par bénéficiaire
• Montant moyen du portefeuille mobilité
• Taux de rechargement du portefeuille

Indicateurs sociaux

• Répartition par situation professionnelle
• Répartition par problématique de mobilité
• Évolution des situations (comparaison début/fin d'accompagnement)

Intégration avec les autres modules

Le module Bénéficiaires s'intègre naturellement avec tous les autres modules :

• Transport Solidaire : création de réservations depuis la fiche bénéficiaire
• Covoiturage Solidaire : suivi des covoiturages du bénéficiaire
• Gestion de Véhicules : historique des réservations de véhicules
• Agenda : inscriptions aux événements
• Recherche d'itinéraires : recherche de solutions de mobilité pour le bénéficiaire

Cette centralisation permet un suivi complet et cohérent de l'accompagnement mobilité de chaque personne.