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Module Transport Solidaire

Vue d'ensemble

Le module Transport Solidaire permet de gérer un réseau de conducteurs bénévoles qui proposent des trajets gratuits ou à faible coût aux bénéficiaires de la structure. Il s'agit d'un dispositif d'accompagnement à la mobilité basé sur la solidarité et l'entraide.

Concept et cas d'usage

Principe de fonctionnement

Des conducteurs bénévoles s'inscrivent pour proposer des trajets ponctuels aux bénéficiaires. Les référents sociaux créent des réservations en mettant en relation un conducteur disponible et un bénéficiaire ayant un besoin de mobilité.

Exemples de trajets

• Rendez-vous médicaux
• Entretiens d'embauche
• Démarches administratives
• Formations professionnelles
• Courses et achats essentiels

Différence avec le covoiturage solidaire

Le transport solidaire se distingue du covoiturage solidaire par :

• Trajets ponctuels (vs trajets réguliers récurrents)
• Demande à la demande (vs planification régulière)
• Conducteurs disponibles selon leurs créneaux (vs engagements réguliers)

Fonctionnalités principales

1. Gestion des conducteurs solidaires

Fiche conducteur

Chaque conducteur dispose d'une fiche complète avec :

• Informations personnelles : nom, prénom, email, téléphone, date de naissance, genre
• Adresse du conducteur : lieu de résidence (utilisé pour les filtres géographiques)
• Numéro de dossier : identifiant interne
• Champs personnalisables configurés dans l'application :
  • Date de dernière adhésion
  • Type d'indemnisation (km, déduction fiscale, bénévolat)
  • Commentaires libres

Liste des conducteurs

• Vue d'ensemble de tous les conducteurs
• Filtres disponibles :
  • Filtre par zone géographique (adresse du conducteur)
  • Affichage des conducteurs archivés
• Actions :
  • Création d'un nouveau conducteur
  • Modification d'un conducteur existant
  • Archivage d'un conducteur inactif
  • Export Excel de la liste

Export Excel des conducteurs

L'export inclut toutes les informations des conducteurs :

• Identifiant
• Informations personnelles complètes
• Tous les champs optionnels configurés
• Adresse
• Statut archivé
• Respect des filtres actifs (géographie, archivage)

2. Gestion des disponibilités

Les conducteurs peuvent indiquer leurs créneaux de disponibilité pour faciliter la planification des trajets par les référents.

3. Création et suivi des réservations

Création d'une réservation

Le référent social crée une réservation en indiquant :

• Bénéficiaire : personne à transporter
• Conducteur : bénévole qui effectuera le trajet
• Motif : raison du déplacement
• Date et heure de prise en charge
• Lieu de départ : adresse de prise en charge du bénéficiaire
• Destination : adresse de dépose du bénéficiaire
• Trajet conducteur :
  • Lieu de départ du conducteur
  • Lieu d'arrivée du conducteur (si différent)
• Détails du trajet :
  • Distance passager
  • Distance totale conducteur (aller + retour)
  • Durée estimée
  • Aller simple ou aller-retour

Tarification et compensation

• Prix passager : montant demandé au bénéficiaire (peut être nul ou symbolique)
• Compensation conducteur : montant versé au conducteur pour couvrir ses frais
• Configuration du barème de compensation (indemnisation kilométrique)

États d'une réservation

• En attente : réservation créée, en attente de confirmation
• Confirmée : trajet validé par le conducteur
• Effectuée : trajet réalisé
• Annulée : trajet annulé avec raison d'annulation

Remplacement de conducteur

Lorsqu'une réservation est annulée, le système permet de trouver un conducteur de remplacement tout en conservant une traçabilité complète.

Fonctionnement du remplacement

1. Accès à la recherche de remplacement

   • Sur la page d'une réservation annulée, un bouton "Solliciter un autre conducteur" apparaît
   • Ce bouton ouvre une modal affichant les conducteurs disponibles

2. Recherche automatique de conducteurs alternatifs

   • Le système recherche les conducteurs disponibles pour les mêmes critères de trajet :
     • Même date et heure de prise en charge
     • Même lieu de départ et destination
     • Même bénéficiaire
   • Exclusion automatique : les conducteurs ayant déjà une réservation dans le même groupe sont exclus de la recherche

3. Informations affichées pour chaque conducteur La modal présente pour chaque conducteur alternatif :

   • Nom et prénom du conducteur
   • Lieu de départ du conducteur
   • Distance conducteur (aller-retour)
   • Distance passager
   • Prix passager calculé
   • Indemnité conducteur calculée
   • Statut de validation du profil (documents valides)

4. Création de la nouvelle réservation

   • En cliquant sur "Solliciter" pour un conducteur, une nouvelle réservation est créée automatiquement
   • La nouvelle réservation hérite du même ID de groupe (group_id) que la réservation annulée
   • Le pricing est recalculé en fonction du nouveau conducteur (distances et tarifs)
   • La motivation et les informations du bénéficiaire sont conservées
   • La réservation annulée est marquée avec le champ replaced_by contenant l'ID de la nouvelle réservation

5. Traçabilité et affichage

   • Sur une réservation remplacée, un bouton "Remplacé par →" remplace les actions habituelles
   • Ce bouton permet d'accéder directement à la réservation de remplacement
   • Les réservations remplacées n'apparaissent plus dans les réservations à venir
   • Dans l'historique, les réservations remplacées apparaissent avec un fond gris pour les distinguer visuellement
   • L'historique conserve toutes les réservations (y compris les remplacées) pour garantir la traçabilité

6. Exports et rapports

   • L'export Excel inclut deux colonnes supplémentaires :
     • "ID Groupe" : permet d'identifier toutes les réservations liées dans une même chaîne de remplacement
     • "Remplacé par (ID)" : indique l'ID de la réservation de remplacement le cas échéant
   • Les réservations remplacées sont incluses dans les exports pour une traçabilité complète

Avantages du système de remplacement

• Continuité de service : permet de maintenir le service en cas d'indisponibilité d'un conducteur
• Traçabilité complète : le lien entre les réservations est conservé via le group_id et le champ replaced_by
• Gain de temps : évite de recréer manuellement une réservation depuis le début
• Historique préservé : toutes les réservations sont conservées dans l'historique
• Exclusion intelligente : les conducteurs déjà sollicités dans le même groupe ne sont pas proposés à nouveau
• Calcul automatique : les prix et compensations sont recalculés automatiquement selon le nouveau conducteur

Exemple d'utilisation

Un bénéficiaire a un rendez-vous médical prévu avec le conducteur A. Le jour J-1, le conducteur A annule pour raison de santé.

1. Le référent ouvre la réservation annulée
2. Il clique sur "Solliciter un autre conducteur"
3. Une liste de conducteurs disponibles s'affiche
4. Le référent sélectionne le conducteur B et clique sur "Solliciter"
5. Une nouvelle réservation est créée automatiquement avec le conducteur B
6. Les deux réservations (A et B) partagent le même group_id
7. La réservation avec A affiche "Remplacé par →" et permet d'accéder à la nouvelle réservation avec B
8. Dans l'historique, la réservation avec A apparaît en gris
9. Dans l'export, on peut suivre la chaîne de remplacement grâce à l'ID de groupe

Filtres sur les réservations en cours

• Statut : filtrer par état de la réservation
• Conducteur : voir les réservations d'un conducteur spécifique
• Période : date de début et date de fin
• Zones géographiques :
  • Lieu de départ du trajet
  • Destination du trajet
  • Adresse du bénéficiaire

Historique des réservations

• Consultation des réservations passées
• Mêmes filtres que pour les réservations en cours
• Export Excel avec tous les détails

4. Export Excel des réservations

L'export des réservations inclut :

• Informations de la réservation (ID, ID de groupe, statut, motif, raison d'annulation, remplacé par, date)
• Informations du conducteur (nom, prénom, contact, champs personnalisés)
• Informations du bénéficiaire (nom, prénom, contact, champs personnalisés)
• Détails du trajet (adresses avec coordonnées GPS, distances, durée)
• Tarification (prix passager, compensation conducteur, devises)
• Informations sur l'aller-retour
• Adresses de départ et arrivée du conducteur

Les colonnes ID de groupe et Remplacé par permettent de suivre les chaînes de remplacement de conducteurs.

5. Fiche détaillée du conducteur

Accessible en cliquant sur un conducteur, elle affiche :

• Toutes les informations du profil
• Onglet Trajets : liste des réservations du conducteur
• Onglet Documents : documents du conducteur (permis, assurance, etc.)
• Onglet Statistiques :
  • Nombre total de trajets effectués
  • Distance totale parcourue
  • Montant total des compensations
• Portefeuille : suivi des compensations versées

6. Gestion documentaire

Pour chaque conducteur, possibilité d'associer des documents :

• Permis de conduire
• Carte grise du véhicule
• Attestation d'assurance
• Casier judiciaire (si requis)
• Documents personnalisés selon la configuration

Configuration du module

Champs personnalisables

Dans le fichier de configuration, il est possible d'ajouter des champs supplémentaires au profil conducteur :

modules:
  solidarity_transport:
    drivers:
      profile_optional_fields:
        - name: gender
          label: Genre
          type: select
          options:
            - value: "0"
              label: Inconnu
            - value: "1"
              label: Masculin
            - value: "2"
              label: Féminin
            - value: "9"
              label: Sans objet
        - name: last_subscription_date
          label: Date de dernière adhésion
          type: date
        - name: indemnisation
          label: Indemnisation
          type: multicheckbox
          options:
            - value: indemnisation_km
              label: Indemnisation au km
            - value: deduction_fiscale
              label: Déduction fiscale
            - value: pas_indemnisation
              label: Pas d'indemnisation
        - name: comment
          label: Commentaire
          type: textarea

Types de champs disponibles

• text : champ texte simple
• textarea : texte long
• date : sélecteur de date
• select : liste déroulante
• multicheckbox : cases à cocher multiples

Filtres géographiques

Configuration des zones géographiques pour filtrer les conducteurs et les trajets :

geography:
  filters:
    enabled: true
    geographies:
      - layer: "epci"
        code: "246300701"
      - layer: "epci"
        code: "200070753"

Cas d'usage détaillés

Scénario 1 : Rendez-vous médical

1. Un bénéficiaire doit se rendre à un rendez-vous médical
2. Le référent consulte la liste des conducteurs disponibles
3. Le référent crée une réservation en renseignant :
   • Motif : "Rendez-vous médical"
   • Date et heure du rendez-vous
   • Adresse du cabinet médical
4. Le conducteur est notifié et confirme sa disponibilité
5. Le trajet est effectué
6. Le conducteur reçoit une compensation selon le barème

Scénario 2 : Entretien d'embauche

1. Un bénéficiaire a un entretien d'embauche
2. Le référent filtre les conducteurs par zone géographique pour trouver un conducteur proche
3. Création de la réservation avec aller-retour (attente du conducteur pendant l'entretien)
4. Compensation calculée sur la distance totale aller-retour

Scénario 3 : Analyse statistique

1. L'administrateur souhaite analyser l'activité
2. Export Excel des réservations sur une période donnée
3. Analyse des données :
   • Nombre de trajets par conducteur
   • Zones géographiques les plus demandées
   • Types de motifs les plus fréquents
   • Montant total des compensations versées

Bonnes pratiques

Gestion des conducteurs

• Vérifier régulièrement la validité des documents (permis, assurance)
• Organiser des temps de convivialité pour fidéliser les bénévoles
• Mettre à jour les disponibilités régulièrement
• Archiver les conducteurs inactifs plutôt que de les supprimer

Gestion des réservations

• Confirmer les trajets avec les conducteurs et bénéficiaires
• Renseigner précisément les adresses pour faciliter le trajet
• Indiquer le motif pour contextualiser le besoin
• Gérer rapidement les annulations

Compensation

• Définir un barème clair et transparent
• Tracer tous les versements dans le portefeuille
• Prévoir un budget annuel dédié aux compensations

Reporting

• Exporter régulièrement les données pour le suivi d'activité
• Analyser les motifs de déplacements pour adapter l'offre
• Identifier les conducteurs les plus actifs pour les valoriser

Indicateurs de suivi

Indicateurs recommandés à suivre :

• Nombre de conducteurs actifs (ayant fait au moins un trajet sur la période)
• Nombre de trajets effectués par mois
• Taux d'annulation des réservations
• Distance moyenne des trajets
• Montant moyen de compensation par trajet
• Nombre de bénéficiaires différents transportés
• Répartition géographique des trajets