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Module Agenda

Vue d'ensemble

Le module Agenda permet de gérer des événements et actions collectives liés à la mobilité. Il s'agit d'organiser des temps collectifs (ateliers, formations, sorties, événements) et de gérer les inscriptions des bénéficiaires.

Concept et cas d'usage

Qu'est-ce qu'un événement ?

Un événement est une action collective organisée par la structure, à laquelle les bénéficiaires peuvent s'inscrire. Il peut s'agir d'actions liées à la mobilité (formation au code de la route, atelier mécanique) ou d'événements sociaux (sorties culturelles, rencontres collectives).

Types d'événements courants

• Ateliers mobilité : formation au code de la route, sensibilisation à l'éco-conduite
• Ateliers techniques : initiation à la mécanique, entretien de vélo
• Sorties collectives : visite d'entreprise, sortie culturelle, événement sportif
• Rencontres thématiques : café mobilité, groupes de parole
• Formations : permis de conduire, formation premiers secours

Objectifs pédagogiques et sociaux

• Développer l'autonomie en mobilité
• Créer du lien social entre bénéficiaires
• Proposer des activités collectives enrichissantes
• Accompagner vers l'insertion professionnelle
• Favoriser les échanges de pratiques

Fonctionnalités principales

1. Création et gestion des événements

Fiche événement

Chaque événement dispose d'une fiche complète avec :

• Informations générales :
  • Titre de l'événement
  • Description détaillée
  • Organisation organisatrice (groupe)
• Date et horaires :
  • Date de début
  • Date de fin
  • Heure de début
  • Heure de fin
• Lieu :
  • Adresse de l'événement
  • Localisation GPS
• Capacité :
  • Nombre de places disponibles
  • Places restantes (calculé automatiquement)
• Documents associés :
  • Affiche de l'événement
  • Programme détaillé
  • Fiche d'inscription
  • Documents à fournir aux participants

Création d'un événement

1. Clic sur "Créer un événement"
2. Formulaire de saisie avec toutes les informations
3. Upload de documents (optionnel)
4. Validation et publication de l'événement
5. L'événement apparaît dans le calendrier

2. Agenda et calendrier

Vue calendrier

• Événements à venir : tous les événements futurs organisés par la structure
• Historique : événements passés pour consultation et archivage
• Affichage chronologique
• Recherche par date ou par mot-clé

Filtres

• Par période (date de début/fin)
• Par organisation
• Événements complets vs places disponibles

3. Inscriptions des bénéficiaires

Processus d'inscription

1. Le référent accède à la fiche de l'événement
2. Clic sur "Inscrire un bénéficiaire"
3. Sélection du/des bénéficiaire(s) à inscrire
4. Confirmation de l'inscription
5. Le nombre de places disponibles est mis à jour automatiquement

Gestion des inscriptions

• Liste complète des participants inscrits à un événement
• Possibilité de désinscrire un participant
• Gestion de la liste d'attente (si événement complet)
• Export de la liste des participants

4. Fiche détaillée de l'événement

Accessible en cliquant sur un événement, elle affiche :

Informations de l'événement

• Toutes les informations saisies lors de la création
• Statut : à venir, complet, passé, annulé
• Nombre d'inscrits / nombre de places

Liste des participants

• Nom, prénom de chaque participant inscrit
• Contact (email, téléphone)
• Possibilité de désinscrire un participant
• Export Excel de la liste

Documents

• Tous les documents associés à l'événement
• Upload de nouveaux documents
• Téléchargement des documents existants

Actions disponibles

• Modifier l'événement
• Annuler l'événement
• Supprimer l'événement (si aucune inscription)
• Inscrire des bénéficiaires
• Envoyer des notifications aux inscrits

5. Historique des événements

Consultation des événements passés avec :

• Toutes les informations de l'événement
• Liste des participants qui ont effectivement participé
• Documents de l'événement
• Statistiques de participation

6. Gestion documentaire

Pour chaque événement, possibilité d'associer des documents :

• Affiche ou flyer
• Programme détaillé
• Feuille d'émargement
• Supports de présentation
• Photos de l'événement (après réalisation)
• Documents personnalisés selon la configuration

7. Tableau de bord

Le tableau de bord principal de PARCOURSMOB affiche :

• Les prochains événements à venir
• Lien direct vers l'agenda complet

Configuration du module

Types de documents (exemple)

Configuration des types de documents associables aux événements :

modules:
  agenda:
    file_types:
      - type: poster
        label: Affiche
      - type: program
        label: Programme
      - type: attendance_sheet
        label: Feuille d'émargement
      - type: photos
        label: Photos
      - type: presentation
        label: Support de présentation

Namespaces

Les événements sont organisés par namespace pour isoler les événements selon les contextes :

modules:
  agenda:
    namespaces:
      - parcoursmob_dispositifs

Cas d'usage détaillés

Scénario 1 : Atelier code de la route

1. La structure organise un atelier de révision du code de la route
2. Création d'un événement "Atelier Code" pour le samedi suivant
3. Capacité : 15 places
4. Upload d'une affiche et du programme de l'atelier
5. 12 bénéficiaires sont inscrits par leurs référents
6. Le jour J, feuille d'émargement pour valider la présence
7. Upload de la feuille d'émargement et des photos après l'événement

Scénario 2 : Sortie collective en covoiturage

1. Organisation d'une sortie culturelle au musée
2. Création de l'événement avec date, horaires et lieu
3. 20 bénéficiaires s'inscrivent
4. Organisation du covoiturage pour y accéder (utilisation du module Covoiturage Solidaire)
5. Réalisation de la sortie
6. Bilan dans l'historique de l'événement

Scénario 3 : Cycle de formations mobilité

1. Organisation d'un cycle de 4 ateliers mobilité sur 2 mois
2. Création de 4 événements distincts avec les mêmes participants
3. Suivi de la présence à chaque atelier
4. Bilan final avec taux de participation

Scénario 4 : Événement complet avec liste d'attente

1. Création d'un atelier mécanique vélo (10 places)
2. 10 bénéficiaires sont inscrits rapidement (événement complet)
3. Nouveaux bénéficiaires intéressés : gestion manuelle d'une liste d'attente
4. En cas de désistement, inscription d'un bénéficiaire en attente

Bonnes pratiques

Planification des événements

• Anticiper la création des événements (au moins 2 semaines avant)
• Définir clairement les objectifs pédagogiques
• Prévoir une capacité réaliste en fonction des moyens disponibles
• Varier les types d'événements pour toucher différents publics

Gestion des inscriptions

• Valider les inscriptions rapidement pour confirmer la participation
• Relancer les inscrits quelques jours avant l'événement
• Prévoir des places de secours en cas de désistements
• Tenir une liste d'attente pour les événements populaires

Communication

• Rédiger des descriptions attractives et claires
• Utiliser des visuels pour illustrer les événements
• Communiquer régulièrement sur les événements à venir
• Faire des retours sur les événements passés (photos, témoignages)

Suivi et évaluation

• Faire émarger les participants le jour J
• Prendre des photos (avec accord des participants)
• Recueillir les retours et satisfaction des participants
• Analyser les taux de participation et d'absentéisme

Archivage

• Conserver les documents de chaque événement dans l'historique
• Archiver les feuilles d'émargement
• Capitaliser sur les événements réussis pour les reproduire

Indicateurs de suivi

Indicateurs d'activité

• Nombre d'événements organisés par mois
• Nombre de bénéficiaires participants par mois
• Taux de participation moyen (nombre d'inscrits vs places disponibles)
• Taux de remplissage des événements

Indicateurs de qualité

• Taux de présence effective (inscrits vs présents)
• Taux d'annulation des événements
• Diversité des types d'événements proposés
• Satisfaction des participants (enquête post-événement)

Indicateurs sociaux

• Nombre de bénéficiaires ayant participé à au moins un événement
• Profil des participants (âge, situation)
• Types d'événements les plus plébiscités
• Fidélisation (bénéficiaires participant à plusieurs événements)

Intégration avec les autres modules

Le module Agenda s'intègre avec les autres modules :

Module Bénéficiaires

• Inscription aux événements depuis la fiche bénéficiaire
• Historique des événements dans l'onglet Événements de la fiche bénéficiaire
• Vue d'ensemble des événements passés et à venir

Module Covoiturage Solidaire / Transport Solidaire

• Organisation de covoiturages ou transports pour accéder aux événements
• Réservations de trajets liées à des événements

Module Gestion de Véhicules

• Réservation de véhicules pour se rendre à des événements
• Organisation de sorties collectives avec véhicules de la flotte

Tableau de bord

• Affichage des prochains événements sur la page d'accueil
• Lien direct vers l'agenda complet

Avantages du module Agenda

Pour la structure

• Centralisation de l'organisation des événements
• Gestion simplifiée des inscriptions
• Traçabilité de l'activité collective
• Suivi de la participation des bénéficiaires

Pour les référents

• Vue d'ensemble des événements à venir
• Inscription rapide de leurs bénéficiaires
• Accès aux documents et informations pratiques

Pour les bénéficiaires

• Participation à des activités collectives enrichissantes
• Développement de compétences en mobilité
• Création de lien social avec d'autres bénéficiaires
• Accès à des ressources et formations gratuites ou accessibles