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# Module Agenda
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## Vue d'ensemble
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Le module **Agenda** permet de gérer des événements et actions collectives liés à la mobilité. Il s'agit d'organiser des temps collectifs (ateliers, formations, sorties, événements) et de gérer les inscriptions des bénéficiaires.
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## Concept et cas d'usage
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### Qu'est-ce qu'un événement ?
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Un événement est une action collective organisée par la structure, à laquelle les bénéficiaires peuvent s'inscrire. Il peut s'agir d'actions liées à la mobilité (formation au code de la route, atelier mécanique) ou d'événements sociaux (sorties culturelles, rencontres collectives).
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### Types d'événements courants
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- **Ateliers mobilité** : formation au code de la route, sensibilisation à l'éco-conduite
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- **Ateliers techniques** : initiation à la mécanique, entretien de vélo
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- **Sorties collectives** : visite d'entreprise, sortie culturelle, événement sportif
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- **Rencontres thématiques** : café mobilité, groupes de parole
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- **Formations** : permis de conduire, formation premiers secours
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### Objectifs pédagogiques et sociaux
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- Développer l'autonomie en mobilité
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- Créer du lien social entre bénéficiaires
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- Proposer des activités collectives enrichissantes
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- Accompagner vers l'insertion professionnelle
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- Favoriser les échanges de pratiques
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## Fonctionnalités principales
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### 1. Création et gestion des événements
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#### Fiche événement
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Chaque événement dispose d'une fiche complète avec :
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- **Informations générales** :
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- Titre de l'événement
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- Description détaillée
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- Organisation organisatrice (groupe)
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- **Date et horaires** :
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- Date de début
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- Date de fin
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- Heure de début
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- Heure de fin
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- **Lieu** :
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- Adresse de l'événement
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- Localisation GPS
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- **Capacité** :
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- Nombre de places disponibles
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- Places restantes (calculé automatiquement)
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- **Documents associés** :
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- Affiche de l'événement
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- Programme détaillé
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- Fiche d'inscription
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- Documents à fournir aux participants
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#### Création d'un événement
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1. Clic sur "Créer un événement"
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2. Formulaire de saisie avec toutes les informations
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3. Upload de documents (optionnel)
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4. Validation et publication de l'événement
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5. L'événement apparaît dans le calendrier
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### 2. Agenda et calendrier
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#### Vue calendrier
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- **Événements à venir** : tous les événements futurs organisés par la structure
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- **Historique** : événements passés pour consultation et archivage
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- Affichage chronologique
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- Recherche par date ou par mot-clé
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#### Filtres
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- Par période (date de début/fin)
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- Par organisation
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- Événements complets vs places disponibles
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### 3. Inscriptions des bénéficiaires
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#### Processus d'inscription
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1. Le référent accède à la fiche de l'événement
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2. Clic sur "Inscrire un bénéficiaire"
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3. Sélection du/des bénéficiaire(s) à inscrire
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4. Confirmation de l'inscription
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5. Le nombre de places disponibles est mis à jour automatiquement
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#### Gestion des inscriptions
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- Liste complète des participants inscrits à un événement
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- Possibilité de désinscrire un participant
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- Gestion de la liste d'attente (si événement complet)
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- Export de la liste des participants
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### 4. Fiche détaillée de l'événement
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Accessible en cliquant sur un événement, elle affiche :
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#### Informations de l'événement
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- Toutes les informations saisies lors de la création
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- Statut : à venir, complet, passé, annulé
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- Nombre d'inscrits / nombre de places
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#### Liste des participants
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- Nom, prénom de chaque participant inscrit
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- Contact (email, téléphone)
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- Possibilité de désinscrire un participant
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- Export Excel de la liste
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#### Documents
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- Tous les documents associés à l'événement
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- Upload de nouveaux documents
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- Téléchargement des documents existants
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#### Actions disponibles
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- Modifier l'événement
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- Annuler l'événement
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- Supprimer l'événement (si aucune inscription)
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- Inscrire des bénéficiaires
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- Envoyer des notifications aux inscrits
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### 5. Historique des événements
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Consultation des événements passés avec :
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- Toutes les informations de l'événement
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- Liste des participants qui ont effectivement participé
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- Documents de l'événement
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- Statistiques de participation
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### 6. Gestion documentaire
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Pour chaque événement, possibilité d'associer des documents :
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- Affiche ou flyer
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- Programme détaillé
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- Feuille d'émargement
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- Supports de présentation
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- Photos de l'événement (après réalisation)
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- Documents personnalisés selon la configuration
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### 7. Tableau de bord
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Le tableau de bord principal de PARCOURSMOB affiche :
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- Les prochains événements à venir
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- Lien direct vers l'agenda complet
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## Configuration du module
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### Types de documents (exemple)
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Configuration des types de documents associables aux événements :
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```yaml
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modules:
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agenda:
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file_types:
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- type: poster
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label: Affiche
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- type: program
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label: Programme
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- type: attendance_sheet
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label: Feuille d'émargement
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- type: photos
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|
label: Photos
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- type: presentation
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|
label: Support de présentation
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```
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### Namespaces
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Les événements sont organisés par namespace pour isoler les événements selon les contextes :
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```yaml
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modules:
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|
agenda:
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namespaces:
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|
- parcoursmob_dispositifs
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```
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## Cas d'usage détaillés
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### Scénario 1 : Atelier code de la route
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1. La structure organise un atelier de révision du code de la route
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2. Création d'un événement "Atelier Code" pour le samedi suivant
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3. Capacité : 15 places
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4. Upload d'une affiche et du programme de l'atelier
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5. 12 bénéficiaires sont inscrits par leurs référents
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6. Le jour J, feuille d'émargement pour valider la présence
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7. Upload de la feuille d'émargement et des photos après l'événement
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### Scénario 2 : Sortie collective en covoiturage
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1. Organisation d'une sortie culturelle au musée
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2. Création de l'événement avec date, horaires et lieu
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3. 20 bénéficiaires s'inscrivent
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4. Organisation du covoiturage pour y accéder (utilisation du module Covoiturage Solidaire)
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5. Réalisation de la sortie
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6. Bilan dans l'historique de l'événement
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### Scénario 3 : Cycle de formations mobilité
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1. Organisation d'un cycle de 4 ateliers mobilité sur 2 mois
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2. Création de 4 événements distincts avec les mêmes participants
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3. Suivi de la présence à chaque atelier
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4. Bilan final avec taux de participation
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### Scénario 4 : Événement complet avec liste d'attente
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1. Création d'un atelier mécanique vélo (10 places)
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2. 10 bénéficiaires sont inscrits rapidement (événement complet)
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3. Nouveaux bénéficiaires intéressés : gestion manuelle d'une liste d'attente
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4. En cas de désistement, inscription d'un bénéficiaire en attente
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## Bonnes pratiques
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### Planification des événements
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- Anticiper la création des événements (au moins 2 semaines avant)
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- Définir clairement les objectifs pédagogiques
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- Prévoir une capacité réaliste en fonction des moyens disponibles
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- Varier les types d'événements pour toucher différents publics
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### Gestion des inscriptions
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- Valider les inscriptions rapidement pour confirmer la participation
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- Relancer les inscrits quelques jours avant l'événement
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- Prévoir des places de secours en cas de désistements
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- Tenir une liste d'attente pour les événements populaires
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### Communication
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- Rédiger des descriptions attractives et claires
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- Utiliser des visuels pour illustrer les événements
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- Communiquer régulièrement sur les événements à venir
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- Faire des retours sur les événements passés (photos, témoignages)
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### Suivi et évaluation
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- Faire émarger les participants le jour J
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- Prendre des photos (avec accord des participants)
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- Recueillir les retours et satisfaction des participants
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- Analyser les taux de participation et d'absentéisme
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### Archivage
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- Conserver les documents de chaque événement dans l'historique
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- Archiver les feuilles d'émargement
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- Capitaliser sur les événements réussis pour les reproduire
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## Indicateurs de suivi
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### Indicateurs d'activité
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- Nombre d'événements organisés par mois
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- Nombre de bénéficiaires participants par mois
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- Taux de participation moyen (nombre d'inscrits vs places disponibles)
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- Taux de remplissage des événements
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### Indicateurs de qualité
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- Taux de présence effective (inscrits vs présents)
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- Taux d'annulation des événements
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- Diversité des types d'événements proposés
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- Satisfaction des participants (enquête post-événement)
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### Indicateurs sociaux
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- Nombre de bénéficiaires ayant participé à au moins un événement
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- Profil des participants (âge, situation)
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- Types d'événements les plus plébiscités
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- Fidélisation (bénéficiaires participant à plusieurs événements)
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## Intégration avec les autres modules
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Le module Agenda s'intègre avec les autres modules :
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### Module Bénéficiaires
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- Inscription aux événements depuis la fiche bénéficiaire
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- Historique des événements dans l'onglet Événements de la fiche bénéficiaire
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- Vue d'ensemble des événements passés et à venir
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### Module Covoiturage Solidaire / Transport Solidaire
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- Organisation de covoiturages ou transports pour accéder aux événements
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- Réservations de trajets liées à des événements
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### Module Gestion de Véhicules
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- Réservation de véhicules pour se rendre à des événements
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- Organisation de sorties collectives avec véhicules de la flotte
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### Tableau de bord
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- Affichage des prochains événements sur la page d'accueil
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- Lien direct vers l'agenda complet
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## Avantages du module Agenda
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### Pour la structure
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- Centralisation de l'organisation des événements
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- Gestion simplifiée des inscriptions
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- Traçabilité de l'activité collective
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- Suivi de la participation des bénéficiaires
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### Pour les référents
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- Vue d'ensemble des événements à venir
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- Inscription rapide de leurs bénéficiaires
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- Accès aux documents et informations pratiques
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### Pour les bénéficiaires
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- Participation à des activités collectives enrichissantes
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- Développement de compétences en mobilité
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- Création de lien social avec d'autres bénéficiaires
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- Accès à des ressources et formations gratuites ou accessibles
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